Nosencontramos en un mundo cambiante en el que el coronavirus está dando un vuelcoradical al panorama laboral actual. Este hecho ya es una tendencia queseguramente se convierta en realidad con el paso del tiempo. Sin embargo, hastaantes de esta nueva perspectiva, el porcentaje de las personas que trabajabanen remoto era ínfimo e insignificante, ya que, según el Instituto Nacional deEstadística, el 91,5 % de los trabajadores realizaban su actividad profesional desdela oficina. Por tanto, muchas empresas no estaban preparadas para afrontar unasituación como la actual en la que hay que migrar el flujo de trabajo de unentorno físico a uno digital accesible desde cualquier lugar y plataforma.
No cabe duda de que este nuevo escenario ha sorprendido a muchas empresas que no habían iniciado su proceso de digitalización, ahora que la mayoría de pequeños negocios han tenido que dejar de llevar su actividad comercial con normalidad debido a las medidas para frenar la expansión del coronavirus. Sin embargo, es fundamental afrontar este tipo de situaciones con una mentalidad positiva y abierta a afrontar nuevos retos: los cambios son siempre sinónimo de nuevas oportunidades.
Eneste sentido, la implantación del teletrabajo puede pasar a ser un sistema deuso más habitual en nuestro país, ofreciendo más flexibilidad a los empleadosy, en muchos casos, una mejora de productividad para la empresa. Por tanto, unode los principales aprendizajes será descubrir que la presencia física en laoficina no es siempre necesaria para desarrollar las funciones de formaeficiente. Eso sí, a priori, el teletrabajo no es siempre una medida efectivapara el pequeño negocio, ya que las empresas que trabajan en el mundo físicotendrán que evolucionar partes de su negocio -como puede ser su modelo dedistribución o sus productos- para poder adaptase a una realidad online.
Las pymes y los autónomos, ante el momento clave para lanzar su negocio al mundo digital y al teletrabajo
Nosencontramos ante un paradigma totalmente nuevo que ofrece a las empresas decualquier tamaño la posibilidad de lanzarse al mundo digital con el objetivo deseguir manteniendo activo su modelo de negocio. La digitalización de lasempresas engloba muchos aspectos, entre los cuales destaca la llegada al mundovirtual a través de una página web (sí, por increíble que parezca, todavía un52% de los negocios no cuenta con una), y la posibilidad de migrar parcial ototalmente su actividad al mundo online gracias al comercio electrónico.
Dela misma manera, esta nueva forma de trabajar necesita nuevos modelos derelación entre empleados, así como con proveedores o clientes. Una buenaimplementación del teletrabajo debe incluir herramientas que faciliten unacomunicación ágil, efectiva y cercana. Igual de importante será disponer deherramientas de gestión que faciliten la asignación, control y consecución detareas o proyectos a tiempo real.
En este sentido, desde GoDaddy señalamos que la clave principal para implementar el teletrabajo de forma eficiente es el establecimiento de modelos (herramientas tecnológicas y procedimientos) de comunicación e interrelación remota, de gestión de datos, tareas, proyectos y personas. Todo ello dentro de la un marco de seguridad equiparable al que se ha dotado en los sistemas y espacios habituales de trabajo.
Gestión de la información
Unode los principales retos a los que las pequeñas y medianas empresas seenfrentan es que el acceso a los datos de valor se encuentra en servidoreslocales. Esto dificulta el acceso de manera remota o el trabajo simultáneo dedistintas personas.
Sinduda, una de las primeras medidas que tienen que llevar a cabo las empresas esel uso de espacios cloud o en la nube para almacenar de manera segura yaccesible sus datos. El objetivo es que cualquier persona pueda acceder a ladocumentación que va a requerir en su día a día desde cualquier espacio. Debemosasegurarnos de que el acceso está restringido a las personas interesadas y queestamos blindados ante posibles ataques informáticos o hackeos.
Tambiénes importante que la información pueda ser consultada o tratada simultáneamentepor distintas personas. Con el teletrabajo deja de existir la posibilidad desentarse con un compañero a crear o revisar un documento, pero sí es posibletrabajar en tiempo real sobre un documento de manera conjunta.
Afortunadamente,hoy en día existen numerosas alternativas y proveedores que ofrecen laposibilidad de guardar tu documentación en la nube y crear cualquier documentoconjuntamente desde cualquier lugar del mundo.
Relación entre trabajadores
Nopodemos engañarnos, el trabajar en equipo es algo relevante y la informaciónque intercambiamos en correos electrónicos no siempre llega a tiempo, nisiempre es suficiente o productiva. Por eso, es el segundo pilar fundamentaldel teletrabajo.
Enla era del chat, necesitamos herramientas de mensajería instantánea en grupoque permita iniciar llamadas o videoconferencias de manera práctica yeficiente. Teams, una de las soluciones de Microsoft, es una herramientaintuitiva que permite escribir de manera individual, crear salas por proyectos,compartir información y realizar videoconferencias. En definitiva, todo lonecesario para gestionar tareas, personas y proyectos. La implantación de estasherramientas ha de ir siempre acompañada de una formación y procedimientos parafavorecer una rápida adopción por parte de los empleados.
Porúltimo, cuando llega el momento de implementar soluciones tecnológicas hay queapostar por una herramienta única, pero multidisciplinar. En muchas ocasiones,hemos visto como empresas han implementado varias soluciones con distintosproveedores lo que complica la adopción de todas ya que suele haber confusiónde cuál utilizar para qué, en su mayoría, caen en desuso y generan frustración.En otras palabras, desde el punto de vista tecnológico, es imprescindiblecanalizar el uso de herramientas tecnológicas en un solo paquete de servicios,ya que de esta forma se facilita el trabajo y la adopción de esas medidas.
El teletrabajo requiere abrir su negocio online para sobrevivir
Esfrecuente pensar que el cambio al mundo digital supone poner a disposición dela empresa una gran variedad de recursos tecnológicos, algo que requiere unainversión desde el punto de vista económico, pero también en términos de tiempode implantación. Aunque en algunos casos pueda ser así, lo cierto es que llevara cabo este proceso es mucho más sencillo de lo que pueda parecer. En nuestrocaso, somos capaces de crear este sistema de aplicaciones en muy pocos clicsconfiando en proveedores tan relevantes como Microsoft y haciendo uso de lasuite de productos por todos conocida (Office, Excel, Power Point…) a los quese unen las herramientas de teletrabajo basadas en mensajería y almacenamientocloud (Teams, Onedrive, Sharepoint).
En definitiva, las pequeñas y medianas empresas, así como los autónomos, se encuentran en un buen momento - por necesidad y facilidad - para dar el salto al mundo digital. El teletrabajo no entiende de tamaños de empresa, por lo que puede ejercer un papel de palanca de cambio que impulse una revolución digital. Ha llegado el momento de seguir desarrollando nuestra actividad profesional en un contexto distinto y de seguir creciendo de cara al futuro.
- Lola Puerta, es directora general de GoDaddy para el Sur de Europa.