El exceso de trabajo es uno de los grandes enemigos de la productividad. Son muchos los que piensan que entre cuantas más horas se le dediquen a una labor, mejores resultados se obtendrán, pero la realidad demuestra que puede ocurrir exactamente lo contrario. Las largas jornadas conducen a la fatiga y esta, a su vez, disminuye notoriamente la efectividad.
Y eso por no hablar de la “reunionitis”, el hábito laboral de enlazar una reunión tras otra sin encontrar tiempo para realizar las tareas pendientes. Muchos trabajadores llenan su jornada saltando de Zoom a Teams pasando antes por Webex y Meet. Un estudio revela que, de media, un empleado dedica 31 horas mensuales a reuniones que se catalogan como improductivas. Si echamos cuentas, esto representa casi el equivalente a una semana de trabajo cada mes.
Y es que las reuniones virtuales han pasado de ocupar el 48% del tiempo en 2020 al 77% en 2022, lo que ha convertido la fatiga digital en un nuevo y acuciante problema. El 83% de los empleados asegura pasar hasta un tercio de su semana laboral en reuniones virtuales, lo que complica aún más la gestión eficiente del tiempo. Sobre todo, a aquellos que, además de la planificación estratégica, se les exige producir algo tangible.
¿Cómo atajar este exceso de reuniones o, simplemente, de tareas acumuladas? Los expertos son claros al respecto: con una gestión eficiente del tiempo. Algo que, irónicamente, se ha convertido en un problema que no tenemos tiempo de afrontar. El problema se cronifica cuando, además, debemos hacer frente a nuevos desafíos como la profusión de ciberataques, que pueden echar por traste una compañía si no se afrontan de la manera adecuada. Así, el 57% de las pymes creen que su empresa cerraría si fuese víctima de un ciberataque.
Ser capaces de gestionar nuestro tiempo de forma eficaz incrementará sin duda la productividad, pero también la salud mental de los empleados. El periodista y escritor Jory MacKay ha recopilado distintos consejos y técnicas para alcanzar esta preciada eficiencia. Estos son algunos de los más significativos, recopilados por el portal ‘La mente es maravillosa’, especializado en salud mental
15 consejos para gestionar el tiempo de trabajo
1. Identifica dónde estás perdiendo el tiempo. Cuanto más entiendas cómo pasas tu jornada, más impactantes serán tus esfuerzos de gestión del tiempo.
2. Renuncia a la multitarea. No es solo un meme sobre las capacidades masculinas. Los estudios han demostrado que es imposible para los humanos concentrarse en más de una tarea a la vez. Cuando te encuentres perdiendo el foco, detente y escribe lo que estás pensando antes de volver a la tarea que tienes entre manos.
3. Usa la regla 30X para delegar más tareas. Mackay propone seguir la regla propuesta por Rory Vaden, que propone que deberíamos darnos 30 veces el tiempo que nos lleva completar una tarea para entrenar a alguien más para que lo haga. Tomarse el tiempo para delegar y entrenar a otra persona le da una ganancia neta de 1.100 minutos al año. O, como dice Vaden, un aumento del 733% del ROTI (retorno del tiempo invertido).
4. Contratar un seguro. En esta línea, hay tareas que podemos descargar en profesionales, como la ciberseguridad de nuestra empresa. Si tenemos la agenda saturada, es difícil añadir nuevas tareas a nuestro día a día. Así, optar por un ciberseguro puede ser la opción más eficiente en 2024. Por poco más de 16 euros al mes se puede contar con un servicio como el de Telefónica Seguros, que pone a tu disposición expertos en ciberseguridad y abogados especialistas para asesorarte y asistirte en los procedimientos legales y regulatorios derivados de un incidente cibernético.
5. Recupera el “no” en tu vocabulario. Según un artículo realizado por la Universidad de Chicago y publicado en el Journal of Consumer Research, decir “no hago” algo, en vez de “no puedo”, permite separarse de compromisos no deseados mucho más fácilmente. Expertos como la psicóloga experta en midfulness y compasión Patricia de la Calle afirman que saber negarse cuando lo consideramos oportuno, lejos de colocarnos en las antípodas del éxito personal, puede ubicarnos en el lugar preciso en el que queremos estar.
6. Establecer los horarios, no los plazos. Mackay recurre aquí al consejo de James Clear. En lugar de darte un plazo para lograr un objetivo en particular (y luego sentirte como un fracaso si no lo logras), elige un objetivo que sea importante y luego establece un cronograma para trabajar en consecuencia.
7. Programar tiempo para interrupciones y descansos. Necesitamos tiempo para descansar y asumir que habrá interrupciones. No contar con ello es caótico. Las interrupciones llegan o nuestros cuerpos nos dicen que tenemos que tomar un descanso. Si no hemos contado con ello, cuando esto ocurre, de repente nuestro programa perfectamente formulado se viene abajo.
Un ejemplo de ello es la Técnica Pomodoro. Consiste en usar un temporizador para dividir el tiempo en intervalos fijos, llamados pomodoros, de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso, con pausas más largas cada cuatro pomodoros.
8. Separar el tiempo Maker del tiempo Manager. Es muy fácil llenarlo con tareas administrativas y no dejar suficiente tiempo para un trabajo significativo. Una cosa es hacer y otra gestionar.
9. Probar el método 'Palomitas en el puesto de trabajo' para desbloquear tu tiempo. Cambiar la ubicación de trabajo durante el día puede ser una excelente manera de mantener la motivación y la productividad. Esta técnica de Joel Runyon funciona así:
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Escribe todas las tareas que debes hacer hoy.
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Divide esa lista en 3 secciones iguales o en tres grupos (lotes, vistos en el consejo 15).
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Elige 3 ubicaciones diferentes para cada lote de trabajo.
10. Trabajar con el ciclo de energía natural de tu cuerpo. Trabaja haciendo lo que mejor funciona para ti, de manera que no solo pienses en administrar tu tiempo, sino también tu energía
11. Usa la ‘pereza estratégica’ para trabajar en las cosas correctas. El concepto de “pereza estratégica” se refiere a priorizar el trabajo y las tareas que son importantes y permitirse ser perezoso en las que no importan.
12. Automatizar el tiempo enfocado no negociable durante todo el día. Es importante asegurar que tus sesiones de trabajo enfocadas se desarrollen sin problemas. Para ello es importante protegerte de las distracciones. Existen herramientas que te ayudan a comunicar a los demás que no estás disponible de manera automática. Si no, puedes buscar formas de dar a conocer a los demás que estás en un momento de trabajo en el que no puedes ser molestado.
13. Usa el Método Ivy Lee para terminar el día adecuadamente. Ivy Lee planteó esta rutina diaria sencilla de cinco pasos para lograr una productividad máxima:
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Al final de cada día de trabajo, escribe las seis cosas más importantes que necesitas lograr mañana. No escribas más de seis tareas.
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Da prioridad a esos seis elementos en orden de importancia.
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Al día siguiente, concéntrate solo en la primera tarea. Trabaja hasta que termines la primera tarea antes de pasar a la segunda tarea.
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Acércate al resto de tu lista de la misma manera. Al final del día, mueve los elementos sin terminar a una nueva lista de seis tareas para el día siguiente.
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Repita este proceso todos los días hábiles.
14. Recordar los beneficios del tiempo libre. Gestionar el tiempo no implica solo trabajar. Para encontrar un equilibrio en la vida laboral que nos mantenga saludables y felices, debemos asegurarnos de dejar tiempo para el descanso, la relajación y la socialización.